Salvador Gutiérrez, director financer i informàtic de Fleca i Pastisseria Gutiérrez

Sense l'ajuda d'aquest ERP hauríem de ser el doble de treballadors

Salvador Gutiérrez s'encarrega de la direcció financera i informàtica de la cadena d'una vintena de forns Fleca i Pastisseria Gutiérrez. Explica que el 1997 van començar a utilitzar la informàtica per millorar els processos de treball de l'empresa i que, des de llavors, han continuat aplicant millores que els han dut a desenvolupar un ERP (Planificació de Recursos de l'Empresa) per la seva banda. Segons Gutiérrez són els problemes quotidians els que els han fet buscar solucions en la informàtica i sense aquestes millores caldrien el doble de treballadors per fer la feina de planificació que fan ara.

Pot fer una breu presentació de la Fleca i Pastisseria Gutiérrez?

La Fleca i Pastisseria Gutiérrez era una empresa familiar que fa poc més d'un any ens vam vendre al grup Pa Fi, però encara existeix i hi continuo treballant perquè els actuals propietaris m'ho van proposar. M'encarrego de dirigir els aspectes financer i informàtic. Es tracta d'una empresa d'àmbit local dedicada a la producció i venda de pa i pastisseria. Té una vintena de llocs de venda a Blanes, Lloret i Malgrat, un centre de producció i noranta-cinc treballadors.

Com van començar a utilitzar la informàtica?

El procés d'informatització va sorgir quan l'empresa es va anar plantejant de resoldre els problemes del dia a dia. Vam veure que la informàtica podia ser una eina molt útil. Sempre intentes millorar, cercar la manera de fer que l'empresa sigui més rendible, de tenir menys pèrdues, de facilitar els processos de treball i, quan veus que hi ha processos que pots millorar, busques la manera de fer-ho. Nosaltres sempre hem anat a parar a la informàtica, per millorar. Són els problemes que ens hem trobat, els que ens hi han dut.

Quina va ser la primera millora que van fer?

Tot plegat va començar l'any 1997, quan l'empresa ja tenia catorze llocs de venda, mig centenar de treballadors i era en ple creixement, però no sabia quant de pa venia, ni de quina mena, ni a quines botigues o a quines hores. Llavors vam decidir que per controlar-ho calia informatitzar les botigues instal·lant-hi terminals de punt de venda (TPV). Però quan les botigues ja estaven informatitzades, ens vam adonar que els ordinadors treballaven de manera separada, amb uns bancs de dades que funcionaven a banda els uns dels altres i amb un sistema en què era difícil treballar-los. Per això ens vam plantejar instal·lar un paquet per integrar la facturació, la comptabilitat i alguns altres aspectes de la gestió, però que alhora permetés importar les dades de les botigues per analitzar-les més fàcilment.

Quin va ser el pas següent?

Cap al 1999 ja sabíem què veníem, quan, quins productes tenien més èxit i quines botigues funcionaven millor, i ens vam plantejar de planificar la producció perquè fos més eficient. Vam decidir planificar la producció setmanalment per a totes les botigues, així podíem fer cada producte d'una sola tongada cada setmana. Si podem saber que una setmana ens caldran cinquanta mil croissants, és millor fer-los tots de cop que no haver-ne de fer cada dia a mesura que les botigues els demanin. Si es fan de cop t'estalvies haver de parar màquines i canviar els motlles per més tard haver de tornar-les a parar per tornar-los a posar, perquè encara n'has de fer més. Llavors l'empresa ja treballava amb dos-cents cinquanta productes cada dia, entre pa i pastisseria. Plantejar una ordre de producció per a cada article concret segons les necessitats diàries de cada botiga hauria generat unes ordres de producció de més de quatre mil línies i es feia molt difícil de gestionar. Per això vam generar una plantilla setmanal amb la producció que tocava fer segons si aquella setmana tenia algun pont o festiu, de la temporada de l'any en què queia, etc.

Nosaltres sempre hem anat a parar a la informàtica, per millorar

Podien planificar què vendrien cada setmana...

Sí, i de manera completament automàtica. Després d'això no vam fer gaires canvis informàtics durant alguns anys, però el 2004 vam veure que els TPV de les botigues havien quedat molt antiquats i ja hi havia TPV amb pantalla tàctil que tenien moltes més possibilitats. I els vam canviar per uns de nous que no sols enregistraven cada venda, sinó que també es podien connectar entre si i amb la central, s'hi podien planificar les tasques de manteniment de la botiga i de la maquinària, enregistraven els vídeos de les càmeres de videovigilància, podien fer comandes automàtiques de productes a mesura que s'acabaven, etc. Ara l'ordinador TPV és el centre neuràlgic de cada botiga, ho enregistra tot i informa de quan cal fer les tasques de manteniment de cada màquina i, fins i tot, quan toca netejar els vidres de la botiga.

Com van acabar desenvolupant un ERP?

El 2005, amb els TPV nous instal·lats, ens vam adonar que teníem diferents parts de l'empresa informatitzades amb sistemes diferents, que no lligaven. Les dades del centre de producció i les de les botigues, per exemple, no eren compatibles automàticament. Amb les possibilitats que obrien els nous TPV vam lligar les diferents parts informatitzades de l'empresa perquè poguessin funcionar conjuntament. Quan ho vam fer no ens ho vam plantejar, va ser després que ens vam adonar que allò que havíem fet era un ERP, una plataforma integrada de moltíssims sistemes sobre els processos que es fan a l'empresa i que ara són del tot compatibles.

Com els ajuda l'ERP?

Ens ajuda a controlar molts aspectes amb poca mà d'obra. Per la quantitat d'informació que movem i com la treballem, sense l'ajuda d'aquest ERP hauríem de ser el doble de treballadors. O això o no tindríem el control que tenim ara. Ens permet planificar i gestionar l'empresa quant als recursos humans, la producció, les compres, els magatzems... ho controlem tot de la manera més automàtica possible. Per exemple, ara el centre de producció envia directament les comandes de cada setmana a les botigues. No ens cal un magatzem enmig d'aquest procés per tenir una reserva de mercaderies. Cada botiga guarda allò que té previst vendre aquella setmana.

I els TPV nous, quins avantatges els ofereixen?

Hem transformat una caixa enregistradora en un centre de gestió de la botiga amb tota la informació en temps real sobre allò que es ven i allò que no. Ens permet connectar-nos per veure el vídeo que enregistren les càmeres de seguretat de les botigues, fer comandes automàtiques a fàbrica, programar les feines de manteniment de la botiga, controlar les avaries... És un centre de gestió integral de cada botiga i a través seu ens comuniquem amb les botigues.

Han seguit cap orientació externa per dissenyar el programari?

El programa i tot aquest procés ha estat un disseny meu, m'agrada molt la informàtica, tot i que sóc economista. Treballo amb un informàtic que és qui realment escriu el codi de tot allò que li dic, però el programari és pensat específicament per a l'empresa. Fem servir com a base un paquet que ja existia i que hem modificat molt respecte de com era al principi.

La família sempre ha estat favorable a la informatització de l'empresa?

Sí, sempre hi ha estat favorable. Però al principi, quan vam començar a muntar ordinadors a les botigues, moltes de les treballadores que teníem no n'havien vist mai un. Va ser un canvi cultural molt important. Quan posàvem l'ordinador se sorprenien i ens preguntaven com funcionava. Però quan s'hi van acostumar, van veure que era una eina molt útil, s'hi han adaptat molt bé i moltes de les noies que tenim a partir de la botiga han fet cursets d'informàtica i s'hi han acabat afeccionant.

Quina mena de formació van fer per als treballadors?

Sempre els donàvem quatre nocions bàsiques d'informàtica abans de fer-los fer servir l'ordinador, tot i que com millor s'aprenen aquestes coses és treballant. Això no s'aprèn en una pissarra, sinó davant de l'ordinador i trobant-te amb els problemes. Cada vegada que hem hagut de fer canvis els els hem ensenyat de la mateixa manera, tot i que alhora també hem intentat sempre fer aplicacions molt intuïtives. El primer objectiu de la informàtica és que no creï més problemes dels que intenta resoldre.

Han patit cap mena de problema tècnic?

No, la veritat és que no. Tampoc no hem volgut córrer més del compte ni estar per davant de la tecnologia que hi havia en cada moment. Sempre hem anat una mica per darrere i hem aplicat les novetats quan ja s'havien provat prou. Com que tot allò que hem fet ja estava més que provat per altra gent, no hem tingut cap problema important.

Com es mantenen al dia de les novetats tecnològiques que els poden interessar?

Sobretot visitant botigues. Quan vaig de vacances o vaig a un restaurant o una cafeteria m'interesso per saber com funcionen, com fan la informàtica... No ho faig d'una manera acadèmica, sinó fixant-m'hi al carrer. Quan arribo a un establiment m'agrada mirar si tenen ordinador, quin programa fan servir, si tenen lector de codi de barres, com fan les comandes, si és un restaurant, etc. Es tracta de tenir curiositat per saber com s'ho fan els altres.

Quin consell donaria a una empresa que volgués un ERP?

Des de la meva experiència puc dir que cal molta implicació de la direcció, no li pots demanar a un professional extern que et faci un programa per a la teva empresa i prou. Cal dedicar-s'hi. Si es vol un programa de facturació o comptabilitat, qualsevol serveix. Però si es vol un ERP que sigui útil de veritat, cal la implicació de la direcció, que ha de tenir clar què vol per personalitzar-lo per a l'empresa. I això és feina per a moltes hores. Dedicar moltes hores per veure on falla cada mòdul, com es pot millorar... i això no ho farà un informàtic. Ha de ser la direcció o una persona de l'empresa que hi dediqui hores.

Enric Borràs Abelló