Fina Lladó, responsable de qualitat de Construccions i Promocions Queralt

En qualsevol moment pots tenir un resum complet de la situació de l'empresa o d'una obra en concret

Fina Lladó és la responsable de qualitat de Construccions i Promocions Queralt, una empresa familiar de Berga que construeix tota mena d'edificis i que ha implantat una solució informàtica per a gestionar la normativa ISO 9.001 sense papers. Es tracta d'una eina que els ajuda a gestionar àgilment la normativa ISO i que els evita de perdre's entre la gran quantitat de documents que pot arribar a generar. A més, aquesta eina, que funciona a través d'internet, els permet tenir una panoràmica de l'empresa o d'una obra en concret en qualsevol moment. Tot plegat els serveix per a poder controlar millor l'empresa i planificar-ne els moviments.

Podria fer una breu presentació de l'empresa?

Construccions i Promocions Queralt es va constituir el 1991, però és el resultat d'una successió d'empreses familiars que ja ha arribat a la tercera generació. En acabar la guerra, l'avi dels actuals socis, Benet Roca, i un amic seu es van fer socis. Amb els respectius fills van fundar l'empresa Construccions Generals Roca, que es va consolidar a la comarca als anys seixanta. L'abril de 1993, finalment, Construccions i Promocions Queralt va absorbir tot el personal de Construccions General Roca i així va arribar a tenir una seixantena de treballadors. L'empresa va començar fent una mica de tot i mai no ha deixat de fer-ho; construïm edificis en general, tant promocions d'obra privada, d'edificis de pisos, com obra pública: biblioteques, escoles, hospitals, etc. Estem situats a la comarca del Berguedà, que és una de les comarques més pobres de Catalunya, i això ens obliga a diversificar-nos molt. El 99% de la nostra plantilla és fixa i el 60% dels treballadors fa com a mínim quinze anys que són a l'empresa, són treballadors que coneixen bé el sector i tenen coneixements per a fer diverses feines, no són especialistes en una sola tasca.

Quant de temps fa que és Construccions i Promocions Queralt?

Ara ja fa deu anys. Vaig entrar a l'empresa en un moment en què es preveia un creixement perquè es volia fer un salt cap a l'obra de promoció pública, i el procés per a preparar els documents per a la Generalitat és complex, cal fer els pressuposts com ells volen. Vaig entrar per això; i és que treballar amb la Generalitat és diferent de fer-ho amb un particular, et demana una paperassa bastant farragosa de fer.

Com va ser que van decidir d'acollir-se a les normatives ISO?

A finals dels noranta van sortir unes ajudes impulsades pel Consell Comarcal que subvencionaven el 50% del desplegament de la ISO. Des del Consell Comarcal ens ho van explicar, ens van dir que era una manera de millorar el sistema de gestió de l'empresa, i vam decidir posar-nos-hi amb l'ajuda d'uns consultors. Va ser pesat al començament perquè cal que vingui una persona externa a qui s'ha d'explicar com funciona l'empresa. Però estàvem segurs que la feina la fèiem ben feta i l'única cosa que ens calia era posar-ho en paper, demostrar-ho.

Com els va afectar la implantació de la ISO?

La normativa ens la vam llegir tota amb una premisa clau: que no ens podia fer perdre el temps. Tot allò que vèiem superflu o que en el nostre cas ens complicava el procés, vam intentar simplificar-ho al màxim. Després d'això, la ISO ens ha permès d'ordenar les gestions que fa l'empresa, des del gerent fins a l'últim manobre. I ens funciona. És un sistema que ens ajuda a planificar i preveure millor el funcionament de l'empresa. Registrem totes les activitats que fem i sempre tenim documentat què fa el personal, on és la maquinària i per a què es fa servir. Tot plegat ens va anar molt bé per ordenar, endreçar idees i establir un ordre documental a l'hora de treballar.

La ISO ens ajuda a planificar a més llarg termini, i millor

Com va ser que van tenir la idea de gestionar la ISO sense papers, amb una solució informàtica?

Ens perdíem, amb els papers. No és fàcil d'implantar una ISO i no és fàcil de fer que tothom firmi el paper al moment, sempre has d'anar darrere de la gent, sempre hi ha algun paper que es perd o que, si no és a l'oficina, és a l'obra... Costava de poder-los controlar com calia. Ens vam plantejar, en lloc d'emmagatzemar tants papers, de muntar un sistema informàtic de manera que, des de l'oficina estant, sabéssim com estava tot a cada moment. Tenim molts punts de treball, la gent està dispersa, la maquinària i els cotxes també. Fins i tot la formació es fa a diferents llocs i gradualment. I això, amb la ISO en papers, ho havíem de gestionar d'una manera fragmentada, sense poder veure com estava tot en un sol lloc i d'una manera unificada. Finalment, els nostres consultors, EmasConsultors, van fer un programa informàtic per resoldre tot això. Amb la nostra col·laboració activa van idear el programa GestTic, que funciona a través de la web i que és capaç, entre d'altres coses, de fer-nos un resum de com està l'empresa en un moment concret. Ho demanàvem des de feia temps i vam fer unes quantes proves. Vam començar el 2004 implantant-ho en Access, però se n'ha de saber, no el pot fer servir qualsevol, i no va ser fins que no es va fer una interfície nova i més usable a través d'una web, que no va funcionar bé.

Com funciona la solució que van adoptar?

El programa funciona en una pàgina web accessible des de qualsevol lloc, encara que cal tenir la contrasenya per accedir-hi, perquè hi ha dades privades de l'empresa. Cada empresa se'l pot personalitzar com vulgui i el mantenen els nostres consultors. Té un apartat inicial amb tota la teoria de la ISO aplicada a l'empresa, tots els procediments; un altre apartat amb les fitxes de registre de maquinària, de personal, de pressupostos; i també hi ha una part que és molt interessant, la de les no-conformitats. Són les fitxes on es registra qualsevol anomalia o error: defectes d'obra, queixes, etc. Qualsevol persona de l'empresa pot obrir una no-conformitat, però si ningú no s'hi dedica poden quedar arraconades. Cal que hi hagi algú al darrere que les supervisi fins que s'hagin solucionat, i amb aquest programa és més fàcil de fer. Així es pot fer una anàlisi de costos d'aquests entrebancs i estudiar-los com cal.

Va ser difícil adaptar-s'hi?

A la ISO, sí. Sabíem que l'empresa treballava bé i resolia els conflictes que sorgien, però d'aquí a demostrar-ho en paper era un pas complicat. És una manera diferent de treballar i cal adaptar-s'hi, ens va donar un ordre nou i eficaç a l'hora de treballar. Quan ja havíem fet això, l'adopció de la ISO sense papers, en canvi, va ser molt més fàcil. Va ser genial. Ja ho esperàvem, ho volíem perquè, de totes maneres, la majoria de papers acabaven passant per l'ordinador, per enviar-los per internet o per imprimir-los. Per tant, és un alleugeriment tenir-ho tot per internet des del principi fins al final.

Quins són els avantatges principals de la ISO sense papers?

D'entrada, des de qualsevol lloc amb connexió a internet i en qualsevol moment pots tenir un resum complet de la situació de l'empresa o d'una obra en concret. Podem tenir tots els registres a mà i a l'hora de fer el resum anual és molt més fàcil. Amb aquest sistema hem millorat molt la gestió de la ISO, hem deixat de treballar per complir la norma per fer-ho en base a la norma. A més, ens ajuda a planificar a més llarg termini, i millor. La ISO et permet tenir una vista a vol d'ocell de com va l'empresa i així se'n pot canviar la direcció en previsió de moments de canvi o de crisi com l'actual. Ens permet reaccionar a temps.

Tenen algun projecte de futur per a millorar o ampliar aquest sistema?

Tenim previst treure'ns la ISO 14.001, l'ambiental, i si podem també ho volem fer amb el mateix sistema i sense papers.

Quin consell donaria a algú que es plantegés d'adoptar una solució semblant?

Els diria que s'hi agafessin, que ho provessin, perquè penso que sense això, ara, tornar enrere seria difícil. T'acostumes a uns hàbits, a una manera d'ordenar i arxivar les coses. Això hauria de ser d'obligat compliment i s'hauria de valorar més. Les empreses que segueixen la normativa ISO són més transparents, queda tot apuntat i qualsevol dubte es pot comprovar. El seguiment de l'obra és molt més evident, no només amb les actes de l'arquitecte, sinó també amb les nostres. I la solució sense papers fa que tot sigui molt més fàcil, més àgil. Jo ho recomano a tothom.

Enric Borràs Abelló